Känner du igen situationen? Du sitter på ett möte och någon frågar:
”Vad bestämde vi egentligen förra gången?”
”Hade vi inte ett uppföljningsdatum?”
”Vad var det vi skulle ta upp idag?”
Möten är en viktig del av skolans vardag – från arbetslagsmöten och utvecklingssamtal till föräldramöten och ämneskonferenser. Men utan struktur är det lätt att tappa bort både beslut och uppföljning. Här får du tips på hur du kan planera och dokumentera möten så att alla vet vad som är gjort, vad som ska göras – och när.
Utmaningen: möten utan uppföljning
Oavsett om du är lärare, arbetslagsledare eller skolledare kan möten ibland kännas som att de fastnar i upprepningar. Vi tar upp samma frågor flera gånger för att vi inte minns vad som sagts, eller för att vi saknar tydliga anteckningar och en plan för nästa steg.
Vanliga problem:
- Inga gemensamma mötesanteckningar
- Otydlig ansvarsfördelning
- Uppföljningar som glöms bort eller tappas bort i mejltrådar
- Agendor som inte skickas i tid
Lösningen: digital mötesplanering i tre delar med Lairare
Med vår tjänst kan du planera, dokumentera och följa upp möten direkt i din kalender – med en tydlig struktur som gör att inget faller mellan stolarna.
1. Förberedelser
- Lägg in datum och tid för mötet direkt i kalendern.
- Skapa en agenda så att alla vet vad som ska tas upp.
- Dela eventuellt material i förväg så att deltagarna kan komma förberedda.
2. Mötesanteckningar
- Skriv kortfattat ner vad som beslutas och vem som ansvarar för vad.
- Dokumentera datum för eventuell uppföljning.
- Håll anteckningarna på samma ställe där mötet är planerat – lätt att hitta senare.
3. Uppföljning
- Välj ett datum för uppföljning direkt när mötet avslutas.
- Systemet lägger automatiskt in en ny post i kalendern för uppföljningsmötet.
- Inför uppföljningen kan du snabbt se förra mötets anteckningar och uppdrag.
Fördelar med att planera möten på det här sättet
- 🕒 Tidsbesparande – mindre tid går åt till att leta gamla anteckningar.
- 📅 Allt i samma system – agenda, anteckningar och uppföljning är kopplade till kalendern.
- 📌 Delbarhet – anteckningarna du gjort kan med enkelhet delas med berörda parter.
- 💬 Bättre diskussioner – mötet kan fokusera på att lösa uppgifter istället för att minnas vad som sagts.
Exempel: så kan det se ut i praktiken
Förra mötet:
- Beslut: Införa ny rastvärdsrutin från nästa månad.
- Ansvar: Maria skriver schema, Jonas informerar eleverna.
- Uppföljning bokad: 14 dagar senare.
Uppföljningsmötet:
- Kontrollera att schemat fungerar.
- Diskutera eventuella justeringar.
- Planera kommunikation till vårdnadshavare.
All information – inklusive beslut, ansvariga och uppföljningsdatum – finns samlad och lätt att hitta.
Sammanfattning
Effektiva möten kräver mer än bara att alla är på plats – de kräver tydlig planering, dokumentation och uppföljning. Med rätt digitalt verktyg får du en mötesstruktur som gör att du vet vad som beslutades, när det ska följas upp samt vad nästa steg är och givetvis är anteckningarna delningsbara. Det sparar tid, skapar tydlighet och gör mötena mer meningsfulla.